Executive Assistant (w/m/d)

Management · Remote, -
Department Management
Employment Type Vollzeit
Minimum Experience Experienced

“Geht nicht, gibt’s nicht” könnte dein Lebensmotto sein. Denn du packst an, hast den Überblick und findest Lösungen, wo andere Probleme sehen. Du bist technikaffin und irgendwie auch ein bisschen nerdy - oder kannst zumindest gut mit Nerds umgehen. Der Tellerrand ist für dich dazu da, um darüber hinauszuschauen. Du entwickelst gerne eigene Ideen und bist auch ein guter Sparringspartner, weil du neugierig bist. Und bei all dem bist du auch noch sehr sorgfältig, strukturiert, selbstorganisiert und maximal verlässlich sowie kommunikativ - und möchtest wie wir remote arbeiten. Die Stelle ist auch in Teilzeit möglich.


Klingt nach dir? Dann melde dich! 


Wir sind Kellerkinder, haben aber ein gemeinsames zu Hause: das digitale Universum. Deswegen arbeiten wir remote-only verteilt in Deutschland. Wir entwickeln auf Basis von Shopware komplexe Lösungen für den E-Commerce und sind kompetente Dienstleister für Agenturen und Integratoren. Qualität ist uns sehr wichtig, dafür stehen wir mit unserem Namen. Und damit wir uns auch physisch nicht aus den Augen verlieren treffen wir uns nach Corona wieder alle sechs Wochen zu einem gemeinsamen Get Together in Hockenheim.


 


Diese Aufgaben warten auf dich in deinem mobile Office:


Klassische Assistenz- und Office Management Aufgaben:


  • Allgemeine Office-Management-Aufgaben wie Bearbeitung des Post Ein- und Ausgangs (analog und digital), Koordination von Dienstleistern/Handwerkern, Bestellungen 

  • Reisebuchungen sowie Übersicht über Rahmenvereinbarungen mit Hotels 

  • Terminkoordination sowie Erinnerung an Termine und Jubiläen

  • Koordination des Fahrzeugpools sowie des Inventars

  • Allgemeine Tätigkeiten in Bezug auf unsere Außendarstellung

  • Firmenleitungsaufgaben wie Beantragung von Steuernummern, Absprachen mit Notaren und Anwälten

  • Koordination von Verträgen inkl. Versicherungen und Überwachung von Kündigungsfristen

  • Vor- und Nachbereitungen vor Ort in Hockenheim für unsere Get Together alle 6 Wochen (das sind die einzigen vor Ort Aufgaben)


Buchhalterische Aufgaben:


  • Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen/Ausgangsrechnungen nach DATEV Unternehmen Online sowie Prüfung der Kreditkartenabrechnungen und Kontoauszügen

  • Controlling von Einnahmen und Ausgaben sowie Bearbeitung von Auslagen

  • Kommunikation mit dem Steuerberater

  • Reisekostenabrechnungen


Unterstützung HR/Communications:


  • Unterstützung bei der Pflege von Personalakten sowie Abwesenheitsverwaltung

  • Unterstützung beim Onboarding und bei der Event-Organisation


Projektbezogene Aufgaben:


  • Bearbeiten von Kunden-Leads (Vorqualifizierung, Bearbeitung im CRM, Verwaltung von Wiedervorlagen)

  • (Selbstständige) Änderungen am internen Prozess-Handbuch

  • Sparringspartner für interne (und externe) Projekte inkl. Übernahme von internen Projekten wie Organisation von Firmengründungen (gemeinsam mit GF) oder -feiern (gemeinsam mit Communications)


Das bieten wir dir


  • Einen remote-Arbeitsplatz mit neuester Technik (MacBook Pro)

  • Komplett flexible Arbeitszeiten - wir arbeiten asynchron

  • Zahlreiche Benefits (u.a. Zuschüsse zu gesunder Ernährung und Fitness)

  • Interne Weiterbildungen sowie Budget für Fortbildungen

  • Ein tolles Team mit hoher Wertschätzung


Ready for Kellerkinder? Sehr cool!


 


Bewirb dich mit einem Anschreiben und Lebenslauf bei uns und wir melden uns schnellstmöglich zurück.


 

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